Kanban & quản lý luồng công việc

Dùng khi: việc "đang làm" chất đống mà ít thứ "xong"; không ai thấy được ai đang chờ ai; công việc đến liên tục không theo sprint (vận hành, hỗ trợ); hoặc cần tìm nút thắt cổ chai.

Cốt lõi — 5 nguyên lý:

1. Trực quan hóa công việc (bảng cột theo trạng thái — mọi việc lên bảng, không có việc ngầm)
2. Giới hạn WIP (work-in-progress) — ít việc dở dang hơn = xong nhanh hơn; WIP limit là thứ biến bảng dán giấy thành hệ thống
3. Quản lý luồng — đo và tối ưu tốc độ chảy, không tối ưu độ bận rộn
4. Làm rõ quy tắc (thế nào được kéo sang cột sau — chính là DoD từng bước)
5. Vòng phản hồi & cải tiến liên tục

Tinh thần pull: team chủ động kéo việc khi có năng lực, không bị đẩy (push) từ trên xuống.

Đo luồng: lead time vs cycle time

• Lead time = từ lúc yêu cầu xuất hiện → giao xong (khách cảm nhận cái này)
• Cycle time = từ lúc bắt đầu làm → xong
• Lead time >> cycle time = việc nằm chờ là chính. VD course (quy trình CSKH): tổng thao tác ~3.6 giờ nhưng lead time ~5 ngày — thời gian chết nằm giữa các bước, không nằm trong các bước.
• Cải tiến: tìm bottleneck (cột ùn nhất) → bảo vệ nó (không để làm việc lặt vặt), tăng năng lực nó, giảm workload đổ vào — khai thông nút thắt lợi hơn tối ưu chỗ khác 10 lần.

Bẫy thường gặp

• Có bảng nhưng không có WIP limit → chỉ là bảng trạng thái đẹp, không đổi hành vi.
• Tối ưu cho "ai cũng bận" thay vì "việc chảy nhanh" — người rảnh chờ đúng lúc còn tốt hơn ai cũng bận mà việc tắc.
• Bảng không cập nhật → mất niềm tin, chết sau 3 tuần.

Nguồn: Module 9 (Kanban, value stream, ví dụ CSKH), Module 10 (5 nguyên lý). Liên quan: Lãng phí kiểu Lean · Đọc Burndown Chart · Scrum & vai trò PO